Vì sao cần số hóa dữ liệu?

Trong thời đại công nghiệp 4.0, thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào số hoá và xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) hiện đại là giải pháp được các tổ chức/doanh nghiệp lựa chọn để đẩy mạnh cải cách, nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ cho khách hàng/người dân được nhanh chóng, an toàn và hiệu quả. Việc biến các kho vật lý lưu trữ hồ sơ bụi bặm ‘lên mây’ không chỉ giúp quản lý vận hành bảo mật an toàn, truy xuất nhanh, dễ dàng tìm kiếm hay chia sẻ thông tin.

Dưới đây là những lý do cấp thiết cho thấy sự cần thiết của việc chuyển đổi này:

Giúp nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc

Chỉ đơn giản là giúp cho việc tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng, thông qua các từ khóa, bộ lọc, giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc tìm kiếm thủ công trên giấy tờ. Theo Abbyy, một công ty chuyên về nhận dạng ký tự quang học và ngôn ngữ tự nhiên, giúp các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 80% thời gian xử lý tài liệu bằng cách số hóa quy trình.

Đơn giản hơn trong việc chia sẻ và khai thác thuận tiện qua email, mạng nội bộ, đám mây,... góp phần giúp cho việc tương tác và trao đổi thông tin giữa các cá nhân, phòng ban, tổ chức trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn. Theo McKinsey, việc sử dụng hiệu quả các công cụ trên mạng máy tính có thể nâng cao năng suất của nhân viên lên 20-25%.

Đồng thời, cùng với quá trình chuyển đổi số thì việc tự động hóa quy trình là một xu hướng tất yếu. Chính vì thế việc số hóa các thông tin, dữ liệu chính là nền tảng cho việc ứng dụng công nghệ tự động hóa vào các quy trình nghiệp vụ, từ đó giảm thiểu thao tác thủ công, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả công việc. PwC ước tính rằng tự động hóa có thể tự động hóa tới 45% hoạt động của con người.

Tiết kiệm chi phí

Chỉ tính riêng việc giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và bảo quản giấy tờ sổ sách sẽ góp phần tiết kiệm chi phí in ấn, mua sắm vật tư văn phòng, chi phí thuê kho bãi lưu trữ và vận chuyển tài liệu. Theo Forbes, một nhân viên văn phòng trung bình sử dụng 10.000 tờ giấy mỗi năm và các tập đoàn Mỹ đang lãng phí một khoản tiền khổng lồ, lên tới 120 tỷ USD mỗi năm, chỉ cho việc in ấn các biểu mẫu.

Đáng chú ý, phần lớn số biểu mẫu này, sau 3 tháng sẽ trở nên lỗi thời và không còn giá trị sử dụng. Con số này cho thấy sự lãng phí tài nguyên và kém hiệu quả trong việc sử dụng giấy tờ tại các doanh nghiệp Mỹ, đồng thời nhấn mạnh tiềm năng to lớn của việc chuyển đổi sang văn phòng không giấy tờ.

Đồng thời, nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ cũng là một cách để phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ khai thác,gia tăng đối tượng được tiếp cận, không phụ thuộc vào ranh giới địa lý. 

VNPT eDiG là nền tảng số hóa hồ sơ lưu trữ trực tuyến của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, đây  là một giải pháp hữu hiệu, với nhiều lợi ích như: Tiết kiệm không gian lưu trữ văn bản, tài liệu; Giúp việc lưu trữ, truy xuất thông tin mọi lúc mọi nơi; Khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu; Có bản sao dự phòng các rủi ro xảy ra; Khắc phục sự xuống cấp của các tài liệu gốc; Đảm bảo an ninh và toàn vẹn của dữ liệu.

Đồng thời, VNPT eDiG còn là hệ thống phần mềm giúp khách hàng chuyển đổi dữ liệu từ dạng hồ sơ giấy thành dữ liệu dạng tín hiệu số, được máy tính hiểu, đọc và lưu trữ vào kho CSLD của đơn vị. Hệ thống này được triển khai linh hoạt; dễ dàng tích hợp trên cơ sở hiện trạng của khách hàng; giúp tạo nên CSDL mở, dễ dàng tìm kiếm, truy cập và khai thác; các đơn vị có thể lập báo cáo thống kê hồ sơ, tổng hợp số liệu cực kỳ nhanh chóng.

Sử dụng mô hình điện toán đám mây cũng giúp nền tảng VNPT eDiG sẵn sàng đáp ứng trên diện rộng cho các khách hàng lớn, có thể lưu trữ nhiều cấp độ/các loại hồ sơ - kể cả thông tin hồ sơ chưa được xác định. Hệ thống hiện có 12 phân hệ với 66 nhóm chức năng và hơn 600 tính năng.

Với công nghệ hiện đại tiên tiến và nhiều tiện ích thiết thực đó, giải pháp đã được vinh danh ở các Giải thưởng lớn Sao Khuê 2020, Top Công nghệ 4.0 năm 2023 về lĩnh vực Dịch vụ chuyển đổi số.

Thông tin thêm xem tại website http://vnpt.com.vn hoặc liên hệ hotline miễn phí 18001260.

Theo tạp chí Điện tử và Ứng dụng