Lưu trữ điện tử- Cuộc cách mạng của ngành Văn thư - Lưu trữ

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Quyết định 458/QĐ-TTg đặt nền móng cho lưu trữ điện tử

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Quyết định 458/QĐ-TTg là những văn bản pháp lý quan trọng, mang tính định hướng tới tổng thể công tác văn thư và lưu trữ tài liệu điện tử Việt Nam, với mục tiêu bảo quản an toàn, quản lý thống nhất, khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động của tổ chức, từ đó góp phần nâng cao khả năng hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện cho người dân và doanh nghiệp tiếp cận và sử dụng tài nguyên của cơ quan nhà nước.

Ông Đặng Thanh Tùng, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát biểu tại Hội nghị.

Tại Hội nghị ông Đặng Thanh Tùng, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước khẳng định, "Ngành lưu trữ đang ở thời khắc chuyển đổi vô cùng quan trọng mang tính cách mạng trong gần 58 năm xây dựng và phát triển. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Quyết định 458/QĐ-TTg đã đặt nền móng cho lưu trữ điện tử tại Việt Nam.

Những yêu cầu khi chuyển sang mô hình lưu trữ điện tử đã xác lập những mối quan hệ cơ hữu mới. Trước đây với văn bản, tài liệu giấy được xác thực bằng chữ ký và con dấu của cá nhân, cơ quan có thẩm quyền là chúng ta có thể yên tâm đưa vào lưu kho 50 năm, 100 năm hoặc vĩnh viễn vẫn đảm bảo tính pháp lý.

Nhưng văn bản điện tử cần có một cơ quan đảm bảo hạ tầng kỹ thuật và đặc biệt là cơ quan thứ ba với nhiệm vụ định danh, xác thực người dùng thông qua hệ thống chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật và giá trị pháp lý khi thực hiện trên môi trường điện tử. Vì thế Bộ Nội vụ, Bộ TT&TT, Ban Cơ yếu Chính phủ đang và sẽ ở trong một mối quan hệ cơ hữu, phụ thuộc lẫn nhau”.

Xây dựng Khung kiến trúc Kho dữ liệu số

Ông Hoàng Nguyên Vân, Phó Viện trưởng Viện Sáng tạo và Chuyển đổi số phát biểu tham luận tại Hội nghị.

Tại Hội nghị, ông Hoàng Nguyên Vân, Phó Viện trưởng Viện Sáng tạo và Chuyển đổi số (VIDTI) cho biết: “Để xây dựng kho lưu trữ số tập trung cần đồng thời hoàn thiện hai vấn đề cốt lõi là khung pháp lý và khung kỹ thuật. Hiện nay, Luật Lưu trữ và các nghị định, thông tư liên quan còn thiếu và chưa đồng bộ, không theo kịp các nhu cầu về hình thành, quản lý văn bản điện tử trong thực tiễn. Khung kỹ thuật chưa đầy đủ, chưa có quy định khung kiến trúc cho lưu trữ điện tử.

Đơn giản như tiêu chuẩn về định dạng file tài liệu đầu ra. Hầu hết các phần mềm ký số, quản lý văn bản điều hành hiện nay đều không quan tâm đến khả năng lưu trữ lâu dài của tài liệu.

Các sản phẩm đầu ra đều được lưu dưới dạng PDF, không phải PDF/A theo chuẩn lưu trữ lâu dài. Nếu không quy định rõ ràng từ đầu thì trong tương lai việc chuyển đổi sẽ tốn rất nhiều thời gian và chi phí.

Đặc biệt các quy chuẩn về bảo mật thông tin dữ liệu khi lưu trữ điện tử, khi làm việc trên môi trường mạng, dữ liệu được phân quyền truy cập bảo mật và công nghệ bảo mật chưa được ban hành. Điều này sẽ gây những cản trở lớn khi các hệ thống lưu trữ điện tử quốc gia thực hiện kết nối, chia sẻ theo Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ”.

Với quá trình nghiên cứu và tham khảo mô hình lưu trữ của châu Âu, Mỹ, Viện Sáng tạo và Chuyển đổi số đề xuất xây dựng Khung kiến trúc lưu trữ số Việt Nam áp dụng mô hình OAIS – ISO 14721:2012 và ISO 14721:2012 cho lưu trữ quốc gia, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.

Lưu trữ điện tử là một ngành đặc thù và luôn song hành với hệ thống chứng thực điện tử, ký đóng dấu thời gian Timestamp, ký số lưu trữ lâu dài LTANS, LTV,... đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy cập phục vụ lưu trữ lâu dài, lưu trữ vĩnh viễn.

Bộ giải pháp "tất cả trong một"

Là một đơn vị phát triển hệ thống giải pháp công nghệ hàng đầu, SAVIS đã giới thiệu Bộ giải pháp all-in-one đầu tiên tại Việt Nam phục vụ số hóa, lưu trữ điện tử mới bao gồm: SAVIS eArchive BOX, SAVIS Signing BOX vSAVIS PKI BOX tại Hội nghị.

Bộ giải pháp all-in-one.

Bộ ba giải pháp này sẽ giúp cơ quan, tổ chức xây dựng hệ thống ký số, hạ tầng khóa công khai và lưu trữ điện tử chuyên dùng, tích hợp máy chủ, phần cứng, phần mềm trên một thiết bị duy nhất đảm bảo an toàn, bảo mật, tiết kiệm chi phí, cài đặt nhanh chóng và vận hành dễ dàng.

Các giải pháp được SAVIS trang bị những thiết bị phần mềm và phần cứng đáp ứng đầy đủ các quy định về ký số và chứng thực chữ ký số, lưu trữ điện tử của Việt Nam như Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, Thông tư số 02/2019/TT-BNV, Thông tư 06/2015/TT-BTTTT, Thông tư 16/2019/TT-BTTTT… cũng như các tiêu chuẩn châu Âu và Mỹ như eIDAS, ESIGN, CEN/ETSI.

Đồng thời, bộ giải pháp có khả năng tích hợp không giới hạn với các hệ thống thông tin sẵn có của tổ chức qua API, khả năng mở rộng linh hoạt, hỗ trợ các chuẩn ký nâng cao như CAdES, PadES, XadES,... cũng như gắn đóng dấu thời gian chuẩn LTV, LTANS cho lưu trữ lâu dài và chứng thực tài liệu điện tử, cho phép lưu trữ, quản lý tài liệu chất lượng cao từ 10 năm, 20 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn.

Ngoài ra, với quy trình động được hỗ trợ cài đặt sẵn, người dùng có thể dễ dàng xây dựng luồng quy trình làm việc, phân quyền truy cập, quản lý và theo dõi tình trạng của tài liệu theo thời gian thực từ khi hình thành đến quá trình lưu trữ.

Ngoài bộ giải pháp trên, SAVIS cũng ra mắt hệ sinh thái giải pháp số hóa cho tổ chức, doanh nghiệp, phục vụ ký số, quản lý tự động hóa quy trình, định danh, xác thực điện tử, bao gồm: Giải pháp số hóa toàn diện SigningHub, Phần mềm Hợp đồng điện tử SAVIS e-Contract, Hệ giải pháp xác thực, định danh điện tử Digital-ID (Smart-ID OTP, Smart-ID mSign, Smart eKYC, Smart OCR, Smart Kios) phục vụ khối các cơ quan Chính phủ, Tài chính – Ngân hàng, Chứng khoán, Bảo hiểm, Bán lẻ…

Công nghệ đang làm thay đổi hoàn toàn cách thức vận hành, sản xuất trên mọi lĩnh vực và ảnh hưởng đến mọi quốc gia trên toàn cầu. Chuyển đổi số sẽ là chìa khóa, là thời cơ để Việt Nam đi tắt đón đầu, thu hẹp khoảng cách kinh tế và nâng tầm vị thế trên trường quốc tế.

Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 đã được phê duyệt, mở đường cho những kế hoạch số hóa, chuyển đổi số sâu rộng và toàn diện hơn.

Công tác Văn thư – Lưu trữ không thể năm ngoài định hướng này. Vì vậy, việc nhanh chóng xây dựng, bổ sung hành lang pháp lý về lưu trữ, lưu trữ điện tử, tổ chức triển khai thành công các Nghị định, Quyết định của Nhà nước sẽ là ưu tiên hàng đầu với ngành lưu trữ thời điểm này.

Theo An toàn Thông tin