Doanh nghiệp mất khả năng đóng BHXH: Hướng dẫn người lao động xác nhận trong 15 ngày

Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành hướng dẫn người lao động xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi doanh nghiệp mất khả năng thực hiện nghĩa vụ. Công văn 2962/BHXH-QLT ngày 13/11/2025 quy định cụ thể thủ tục xác nhận BHXH hoàn tất trong 15 ngày làm việc, áp dụng cho các trường hợp xảy ra trước 01/7/2024 theo khoản 2 Điều 26 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

Thời hạn 15 ngày xác nhận BHXH diễn ra như thế nào

Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ hoàn thành xác nhận trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị từ người lao động hoặc thân nhân. Thời gian này áp dụng cho trường hợp hồ sơ đầy đủ, thông tin rõ ràng và người lao động có dữ liệu trong hệ thống quản lý của cơ quan bảo hiểm xã hội.

Trường hợp cần xác minh lại quá trình đóng bảo hiểm xã hội, thời gian xử lý kéo dài tới 45 ngày. Cơ quan bảo hiểm xã hội trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do nếu hồ sơ xác nhận BHXH không đủ điều kiện. Với những người lao động không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan, Bảo hiểm xã hội tỉnh báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh trong vòng 05 ngày kể từ khi nhận hồ sơ.

Những ai được hưởng quyền lợi từ hướng dẫn mới

Quy định này hướng dẫn người lao động thuộc hai nhóm chính thực hiện quyền của mình. Nhóm đầu tiên là những công ty, doanh nghiệp đã mất khả năng thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động trước thời điểm 01/7/2024 theo khoản 2 Điều 26 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

Nhóm thứ hai là người lao động làm việc tại các đơn vị này. Họ thuộc một trong bốn trường hợp: đang bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội hoặc tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc hoặc tự nguyện; đang hưởng lương hưu; thân nhân đã hưởng chế độ tử tuất; hoặc đã nhận bảo hiểm xã hội một lần.

Cơ quan bảo hiểm xã hội căn cứ vào đâu

Việc xác định công ty mất khả năng đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động tuân theo khoản 1 Điều 28 Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Cơ quan bảo hiểm xã hội sử dụng ba yếu tố chính để tính toán thời gian người lao động làm việc tại đơn vị trong giai đoạn chậm đóng hoặc trốn đóng.

Yếu tố đầu tiên là tiền lương, tiền công mà người lao động đã đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội. Yếu tố thứ hai là khoảng thời gian chậm đóng hoặc trốn đóng bảo hiểm xã hội chưa được xác nhận. Yếu tố cuối cùng là tỷ lệ đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất theo từng giai đoạn, bao gồm cả thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản mà luật tính là thời gian đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Thủ tục xác nhận BHXH yêu cầu hồ sơ gì

Người lao động chuẩn bị hồ sơ xác nhận thời gian đóng BHXH đơn giản với một giấy tờ duy nhất. Đó là Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo Mẫu TK1-TS ban hành kèm Quyết định 490/QĐ-BHXH. Quy trình hướng dẫn người lao động không yêu cầu thêm bất kỳ giấy tờ phức tạp nào khác.

Người lao động nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính của Bảo hiểm xã hội tỉnh quản lý đơn vị. Họ cũng có thể nộp qua Trung tâm Phục vụ hành chính công, Dịch vụ công hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính. Trường hợp người lao động đã qua đời, thân nhân có quyền thực hiện thay.

Quy trình xử lý hồ sơ diễn ra qua hai bước

Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính kiểm tra thành phần hồ sơ sau khi nhận được. Họ chuyển hồ sơ sang Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia để xử lý trong vòng 15 ngày làm việc tiếp theo.

Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia đối chiếu thông tin với dữ liệu đang quản lý và hồ sơ lưu tại cơ quan. Trường hợp người lao động không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm xã hội tỉnh lập danh sách theo Mẫu 01 kèm hồ sơ, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và thông báo kết quả cho người lao động biết rõ tình hình.

Theo tạp chí Điện tử và Ứng dụng