Hợp đồng lao động điện tử chính thức áp dụng từ ngày 1/7/2026

Ngày 15/5/2026, Bộ Nội vụ chính thức ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn thi hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP về quản lý và đồng bộ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử.

Theo quy định mới, mọi hợp đồng lao động điện tử nếu không được cấp mã định danh duy nhất trên Hệ thống Nền tảng Quốc gia sẽ không được xem là hoàn tất thủ tục khai báo bắt buộc. Đây được xem là bước siết chặt quản lý dữ liệu lao động trong quá trình chuyển đổi số, đồng thời tạo cơ sở pháp lý cho việc xác thực, lưu trữ và tra cứu hợp đồng điện tử.

4 nguyên tắc vàng của hợp đồng lao động điện tử

Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định 4 nguyên tắc cốt lõi trong quản lý mã định danh hợp đồng lao động điện tử:

Trước hết, mỗi hợp đồng hợp lệ chỉ được cấp một mã ID duy nhất và không trùng lặp. Hệ thống sẽ tự động tạo mã sau khi kiểm tra dữ liệu hợp đồng do doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử gửi lên.

Mã ID này mang tính bất biến, tức chỉ được cấp một lần duy nhất trong suốt vòng đời của hợp đồng. Ngay cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hay chấm dứt, toàn bộ phụ lục và thông báo phát sinh vẫn phải sử dụng mã ID ban đầu.

Thông tư cũng xác định mã ID là công cụ quản lý dữ liệu số của cơ quan nhà nước. Việc cấp mã không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung hay hiệu lực pháp lý của hợp đồng lao động.

Ngoài ra, mã định danh sẽ được liên kết với tài khoản định danh điện tử VNeID của người lao động, mã số thuế doanh nghiệp và mã đơn vị hành chính nhằm phục vụ tra cứu, quản lý dữ liệu tập trung.

Cấu trúc mã ID hợp đồng lao động điện tử được phân loại bằng ký tự riêng

Theo hướng dẫn tại Điều 5, mã ID hợp đồng lao động điện tử gồm một ký tự chữ và 12 ký tự số được hệ thống tự động tạo lập.

Ký tự đầu tiên dùng để phân loại hợp đồng. Trong đó, chữ “A” áp dụng với hợp đồng điện tử mới được ký từ ngày 1/7/2026 thông qua các nền tảng hợp pháp. Chữ “B” áp dụng với hợp đồng được số hóa từ văn bản giấy truyền thống. Chữ “C” dành cho các hợp đồng điện tử đã được ký trước thời điểm 1/7/2026. Hai chữ số tiếp theo thể hiện năm cấp mã ID, còn 10 chữ số cuối là dãy số ngẫu nhiên nhằm bảo mật dữ liệu.

Quy định này giúp doanh nghiệp và bộ phận nhân sự dễ dàng phân loại, rà soát và đồng bộ hồ sơ lao động trong quá trình quản lý.

Bộ Nội vụ chính thức áp dụng quy định cấp mã định danh đối với toàn bộ hợp đồng lao động điện tử. Ảnh minh họa

Quy trình cấp mã ID diễn ra trong 24 giờ

Thông tư quy định quy trình cấp mã ID gồm ba bước chính, áp dụng đối với từng loại hợp đồng.

Ở bước đầu tiên, doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử phải gửi dữ liệu hợp đồng lên Hệ thống Nền tảng Quốc gia:

• Đối với hợp đồng điện tử ký mới sau ngày 1/7/2026, dữ liệu gửi đi bao gồm hợp đồng và thông tin định danh của các bên liên quan.
• Đối với hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy, doanh nghiệp phải gửi kèm nhật ký chuyển đổi kỹ thuật. Hồ sơ này phải thể hiện đầy đủ thông tin về phần mềm chuyển đổi, người thực hiện, thời gian hoàn thành, định dạng tệp, chữ ký số và dấu thời gian điện tử nhằm chứng minh tính toàn vẹn của dữ liệu.

Riêng các hợp đồng điện tử đã ký trước ngày 1/7/2026, doanh nghiệp cần rà soát, bổ sung chữ ký số và dấu thời gian trước khi gửi lên hệ thống.

Sau khi tiếp nhận, hệ thống sẽ tự động kiểm tra thông tin định danh, chữ ký số và tính hợp lệ của dữ liệu. Nếu đáp ứng yêu cầu, mã ID sẽ được cấp tự động trong thời hạn tối đa 24 giờ. Theo quy định, dữ liệu hợp đồng sau khi được cấp mã phải được đồng bộ và lưu trữ theo đúng thời gian do pháp luật quy định.

Hợp đồng có thể bị từ chối cấp mã

Một trong những điểm đáng chú ý của Thông tư 08/2026/TT-BNV là cơ chế từ chối cấp mã ID tự động nếu phát hiện sai sót trong dữ liệu. Hệ thống sẽ không cấp mã đối với các trường hợp thông tin định danh không chính xác, chữ ký số không có dấu thời gian hoặc hồ sơ chuyển đổi từ bản giấy không đáp ứng yêu cầu niêm phong kỹ thuật.

Khi không được cấp mã ID, hợp đồng điện tử được xem là chưa hoàn tất thủ tục khai báo bắt buộc. Điều này có thể khiến doanh nghiệp đối mặt nguy cơ xử phạt hành chính hoặc gặp bất lợi khi phát sinh tranh chấp lao động.

Các chuyên gia pháp lý nhận định quy định mới buộc doanh nghiệp phải chuẩn hóa quy trình quản lý hợp đồng điện tử, đặc biệt ở khâu xác thực danh tính và lưu trữ dữ liệu.

Mọi hợp đồng lao động điện tử phải được cấp mã định danh trên Hệ thống Nền tảng Quốc gia

Doanh nghiệp sử dụng VNeID để truy cập hệ thống

Thông tư cũng quy định người lao động và người sử dụng lao động phải sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID để đăng nhập hệ thống quản lý hợp đồng lao động điện tử.

Đối với doanh nghiệp chưa đăng ký được tài khoản tổ chức trên VNeID, có thể đề nghị cơ quan quản lý cấp tài khoản riêng để sử dụng.

Tài khoản truy cập có thể bị khóa trong một số trường hợp như chủ tài khoản chủ động yêu cầu, tài khoản VNeID gốc bị khóa, phát sinh nguy cơ mất an toàn dữ liệu hoặc có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Bảo vệ quyền lợi của người lao động và doanh nghiệp

Điều 15 của Thông tư 08/2026/TT-BNV dành riêng các quy định bảo vệ người sử dụng dịch vụ hợp đồng điện tử.

Theo đó, kể cả khi nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử bị tạm dừng hoặc chấm dứt kết nối với hệ thống quốc gia, doanh nghiệp và người lao động vẫn được bảo đảm quyền truy cập, tải xuống và chứng minh dữ liệu hợp pháp của mình.

Toàn bộ hợp đồng đã ký hợp lệ sẽ được chuyển sang chế độ bảo toàn dữ liệu, nghiêm cấm mọi hành vi sửa đổi lịch sử giao dịch trái pháp luật. Thông tư đồng thời quy định doanh nghiệp và người lao động không phải chịu chi phí hoặc rủi ro phát sinh từ lỗi của nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử.

Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử theo Thông tư 08/2026/TT-BNV được đánh giá là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số lĩnh vực lao động. Tuy nhiên, quy định mới cũng đặt ra yêu cầu cao hơn đối với doanh nghiệp trong việc chuẩn hóa dữ liệu, hoàn thiện chữ ký số và bảo đảm tính pháp lý của toàn bộ hệ thống hợp đồng điện tử trước thời điểm ngày 1/7/2026.

Theo tạp chí Điện tử và Ứng dụng