Sử dụng Email doanh nghiệp nào thay thế Gmail hiệu quả

Dịch vụ Email dành riêng cho công ty, doanh nghiệp có thể coi là một giải pháp hàng đầu hiện nay được nhiều công ty sử dụng trong các hoạt động giao dịch. 

Đứng trước những thay đổi chính sách của Google Mail, không còn những gói miễn phí thì các doanh nghiệp sẽ phải thay đổi như thế nào, bỏ một khoản phí hay tìm kiếm một dịch vụ miễn phí khác?

Dịch vụ Email Google Workspace

Thông báo bắt buộc nâng cấp lên Google Workspace từ Google

Chuyển sang phiên bản trả phí và nhận các công cụ cộng tác cao cấp, nhiều bộ nhớ hơn và tăng cường bảo mật.

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản miễn phí cũ của G Suite, bạn cần nâng cấp lên Đăng ký Google Workspace trả phí để duy trì các dịch vụ của mình. Phiên bản miễn phí cũ của G Suite sẽ không còn khả dụng kể từ ngày 1 tháng 5 năm 2022.

"Hỗ trợ sẽ được triển khai cho khách hàng đang sử dụng phiên bản miễn phí cũ của G Suite sẽ được cập nhật trong những ngày tới. Nếu bạn hiện không có quyền truy cập vào khu vực hỗ trợ, hãy kiểm tra lại sau vài ngày. Chúng tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào, nhưng mong sớm được kết nối với bạn".

Chính sách giá Google Workspace

Với hệ thống Email chuyên nghiệp và chất lượng như Gmail thì giá để được sử dụng dịch vụ này không hề rẻ. Dưới đây là cách tính dành cho doanh nghiệp có sử dụng email doanh nghiệp với 100 tài khoản ở gói tối dịch vụ thiểu.

Các gói email nâng cấp được Google tính như sau:

Google Workspace Business dành cho các doanh nghiệp có dưới 300 người dùng:

• - Business Starter:       6$/người dùng/tháng (bộ nhớ 30G)
• - Business Standard:   12$/người dùng/tháng (bộ nhớ 2TB)
• - Business Plus:           18$/người dùng/tháng (bộ nhớ 5TB)

Google Workspace Enterprise dành cho mọi quy mô doanh nghiệp

• - Enterprise Starter:     10$/người dùng/tháng (bộ nhớ 1TB)
• - Enterprise Standard: 20$/người dùng/tháng (bộ nhớ không giới hạn)
• - Enterprise Plus:         30$/người dùng/tháng (bộ nhớ không giới hạn)

Dịch vụ Microsoft Mail 365

Microsoft Mail 365 là giải pháp Exchange Online của Microsoft giúp bảo vệ thông tin bằng các chức năng nâng cao. Bộ lọc chống phần mềm xấu và chống thư rác giúp bảo vệ hộp thư khá tốt. Với thời gian hoạt động đảm bảo 99,9%, thỏa thuận mức dịch vụ được hỗ trợ tài chính, bạn có thể tin tưởng rằng email của mình sẽ luôn hoạt động.

Với các chính sách về thiết bị di động, bạn có thể tạo danh sách thiết bị di động đã được chấp thuận, thực thi khóa bằng mã PIN và loại bỏ dữ liệu bảo mật của công ty khỏi điện thoại bị thất lạc.Cung cấp cho người dùng của bạn khả năng truy nhập từ mọi nơi vào email, lịch và danh bạ trên tất cả các trình duyệt chính và các thiết bị. Các chức năng ngăn mất dữ liệu sẽ ngăn người dùng gửi nhầm thông tin nhạy cảm cho người không được ủy quyền.

Các máy chủ dự phòng toàn cầu, khả năng phục hồi sự cố hàng đầu và đội ngũ chuyên gia bảo mật giám sát Exchange Online suốt ngày đêm để bảo vệ dữ liệu luôn an toàn.

Đặc biệt, với khả năng tích hợp với Outlook giúp bạn sẽ tận hưởng trải nghiệm email quen thuộc, phong phú với khả năng truy nhập ngoại tuyến 

Chính sách giá dịch vụ Microsoft Mail 365

Microsoft 365 Business Basic

Microsoft 365 Business Basic $3.00/người dùng/tháng. Giá chưa bao gồm thuế.

Phiên bản trên web và trên thiết bị di động của các ứng dụng Office

Đăng ký hằng năm -tự động gia hạn

• 2GBdung lượng hộp thư
• 2GBlưu trữ đám mây

 Microsoft 365 Business Standard

Microsoft 365 Business Standard  $10.00/người dùng/tháng. Giá chưa bao gồm

Đăng ký hằng năm -tự động gia hạn

• 1TBlưu trữ đám mây
• 50 GBdung lượng hộp thư

Microsoft 365 Business Premium

Microsoft 365 Business Premium $22.00/người dùng/tháng. Giá chưa bao gồm

Tính năng bảo vệ trước mối đe dọa nâng cao

Đăng ký hằng năm -tự động gia hạn

• 1TBlưu trữ đám mây
• 50 GBdung lượng hộp thư

 Dịch vụ Mail Yandex Free

Yandex là công ty web của Nga được sử dụng bởi hơn 60% người dùng tại quốc gia này. Đây có lẽ là nhà cung cấp dịch vụ email miễn phí duy nhất hiện nay. Chính sách người dùng vẫn được miễn phí không giới hạn số tài khoản, mỗi tài khoản có dung lượng lến đến 10GB.

Tuy vậy, khi người dùng sử dụng dịch vụ này cũng cần lưu lý và hãy chuẩn bị phương án về chính sách sẽ được thay đổi, bởi khi các nhà cung cấp dịch vụ email đã thu phí thì không loại trừ việc Yandex sẽ thay đổi chính sách giá bất cứ lúc nào.

Ưu điểm:

 Mail Yandex cung cấp cả quyền truy cập POP và IMAP: Có thể được thiết lập thuận tiện trên máy tính để bàn và sử dụng ứng dụng trên thiết bị di động.

Yandex Mail cho phép truy cập thông qua các kết nối SSL / TLS an toàn.

Trình dịch tích hợp giúp bạn đọc và gửi thư bằng tiếng nước ngoài.

Tích hợp với Yandex Disk cho phép bạn gửi các tệp lớn hơn mà không cần đính kèm chúng vào thư.

Yandex Mail có thể yêu cầu gửi thông báo DSN tiêu chuẩn cho các thông điệp bạn gửi đi.

Chữ ký DKIM.

Bộ lọc tích hợp cho phép loại bỏ thư rác và vi-rút cũng như những thông điệp có dấu hiệu lừa đảo.

Yandex Mail có sẵn trong phiên bản sử dụng HTML đơn giản. Nó có thể hoạt động tốt hơn với một số trình duyệt và kết nối internet nhất định.

Nhược điểm:

 Thư của bạn có thể bị nghi ngờ là Spam nếu gửi nhiều Mail giống nhau cùng lúc. Thậm chí tài khoản còn có thể bị khóa trong vòng 24h.

Yadex Mail là hệ thống mail của Nga nên về khoảng cách đường truyền internet về tới Việt Nam là tương đối chậm. Nhiều khi bạn check mail qua trình duyệt sẽ cảm thấy khá khó chịu.

Nếu bạn muốn mở rộng dung lượng lưu trữ bạn phải thiết lập thanh toán bằng thẻ Ngân hàng, hoặc một số hình thức thanh toán khác. Tuy nhiên, nếu bạn truy cập tại Việt Nam và thực hiện phương thức thanh toán là rất khó, bởi dải ip có thể bị chặn. Việc thực hiện thanh toán bằng thủ thuật như việc bạn vẫn có thể thực hiện khai báo phương thức bằng dải ip của một quốc gia khác, điều này đôi khi cũng khá phức tạp và gây ra sự phiền toái.

Chính sách giá bổ sung của dịch vụ mail Yandex

Chính sách người dùng như đã nói ở trên hiện tại dịch vụ Yandex Email vẫn được sử dủng miễn phí không giới hạn số tài khoản, mỗi tài khoản có dung lượng lến đến 10GB. Khi bạn có nhu cầu mở rộng dung lượng lưu trữ Yandex.Disk thì Yandex vẫn hoan nghênh và thu phí cũng khá rẻ so với Google Driver.

Hướng dẫn cài đặt mail yandex miễn phí theo tên miền

Bước 1: Đăng ký tài khoản Yandex

Bạn hãy đăng ký một tài khoản Yandex theo Đường dẫn đăng ký tài khoản Yandex Mail: 

Điền thông tin đầy đủ như yêu cầu. Bạn cần chú ý link này đã chuyển ngôn ngữ sang Tiếng Anh mặc định là Tiếng Nga nhé.

Riêng phần Mobile phone number, bạn bắt buộc phải nhập số điện thoại di động để xác nhận đăng ký theo định dạng gồm cả mã quốc gia +84, ví dụ: +84912345678. Sau đó nhấn Send code. chờ khoảng vài giây để nhà cung cấp gửi mã Code về cho bạn. Sau khi đã nhập mã theo SMS vừa nhận, bạn nhấn vào Register rồi vào Accept để đăng ký.

Bước 2: Thêm Domain vào tài khoản Yandex 

Sau khi đăng nhập thành công, bạn vào phần mục Domail hoặc link tại đây. Điền tên miền mà doanh nghiệp bạn sở hữu vào hệ thống rồi ấn vào mục Sign Up Free. Cuối cùng, để dùng được dịch vụ Mail của Yandex thì bạn cần xác nhận quyền sở hữu tên miền.

Bước 3: Xác nhận quyền sở hữu tên miền với Yandex

Bạn truy cập vào quản trị tên miền công ty (tenmiencongtycuaban.vn) để tạo các bản ghi hoặc có một cách khác là tải file download từ Yandex Email đẩy lên host chứa tên miền của bạn để xác minh (Verify your domain). Dưới đây là cách xác minh bằng DNS của tên miền với bản ghi:  @ TXT.

Khi cấu hình tên miền domain của bạn có thông báo như sau tức domail đã  được phép sử dụng Yandex Mail

Bước 4: Cấu hình Record MX Yandex Mail

Bước này rất quan trọng vì nếu bạn cấu hình sai bản ghi thì toàn bộ hệ thống emmail của bạn sẽ không gửi cũng như nhận được.

Bạn có thể truy cập vào trang quản lý DNS để tạo File CNAME.

Sau khi đã xác nhận quyền sở hữu theo cách trên thì bạn tiếp tục vào trang quản lý của Yandex Mail. Sau đó, nhấn vào mục Verify Domain Ownership để hoàn tất.

Bước 5: Thêm User mới và sử dụng

Khi bạn thao tác đúng việc Domain Verified và tạo các bản ghi MX chính xác đồng thời Verify Domain Ownership đã hoàn tất thì việc quản trị và tạo các tài khoản email hết sức đơn giản như hình dưới:

Nếu các bạn gặp khó khăn trong việc thiết lập tên miền của mình bạn có thể đặt câu hỏi phần Bình luận bên dưới bài viết để có sự hỗ trợ từ đội ngũ kỹ thuật nhé

Dịch vụ Email Zoho 

Zoho là công ty phát triển trên nền tảng đám mây. Các máy chủ dữ liệu này được đặt ở các địa điểm không được cụ thể ở Mỹ, Châu Âu, Trung Quốc và Ấn Độ.

Zoho Mail là một dịch vụ email lưu trữ chủ yếu dành cho doanh nghiệp, sử dụng tên miền của riêng bạn (ví dụ: ten_email@tienmiencongty.vn) tích hợp với các ứng dụng làm việc nhóm, quản lý dự án chuyên nghiệp

Zoho Mail có một nền tảng ứng dụng tích hợp, giúp doanh nghiệp giao tiếp liền mạch chỉ từ hộp thư đến. Đó là một giải pháp tuyệt vời phù hợp để đáp ứng các nhu cầu giao tiếp đơn giản và phức tạp.

Nếu bạn đang tìm kiếm một dịch vụ email an toàn, riêng tư và không có quảng cáo, Zoho Mail là một trong những dịch vụ lưu trữ dành cho doanh nghiệp tốt nhất để đáp ứng các yêu cầu của bạn.

Độ ổn định: Về độ ổn định, với sự trải nghiệm cài đặt, sử dụng cung cấp dịch vụ email miễn phí cho công ty bản thân tôi thấy dịch vụ này cực kỳ tốt, dịch vụ còn rất phong phú và đa dạng. Đặc biệt Zoho rất chú trọng đến nền tảng CRM Platform.

Giao diện: Khá đẹp và dễ thao tác, có bộ lọc thư rác khá tốt nhưng chưa bằng Gmail được.

Nhược điểm: Đôi khi cũng có một số nhược điểm, dễ bị tạm khóa vài hôm nếu bị nghi ngờ là spam, ví dụ gửi nhiều mail giống nhau cùng lúc. Gần đây Zoho không hỗ trợ POP cho đến khi bạn trả phí, vì vậy bạn chỉ có thể sử dụng IMAP. 

Số lượng hòm mail hỗ trợ: Chỉ miễn phí 5 địa chỉ mail. Dung lượng mỗi hòm mail: miễn phí 5GB/mail, lưu ý khi bị full không thế mua thêm dung lượng mà phải nâng cấp tất cả email trong hệ thống.

Chính sách giá Zoho Mail

Zoho Mail Free trọn đời

Đặc trưng:

• Tối đa 5 người dùng
• 5GB/người dùng
• 25MB giới hạn tệp đính kèm
• Truy cập web và các ứng dụng di động miễn phí
• Lưu trữ email cho một tên miền duy nhất

Zoho Mail Free là giải pháp tuyệt vời nếu bạn là một công ty khởi nghiệp với ít hơn 6 nhân viên và không muốn đầu tư nhiều hơn vào dịch vụ email hay các tính năng khác.

Zoho Mail Lite 5GB và 10GB

Zoho Mail không ngừng tăng cường tính năng cho Zoho Mail từng ngày. Ngay cả với Gói Mail Lite chỉ từ $1 mỗi tháng, bạn có thể nhận được nhiều hơn những gì bạn làm với tùy chọn miễn phí.

Những tính năng nổi bật có trong Zoho Mail Lite:

• Lưu trữ email cho nhiều tên miền
• Dung lượng lưu trữ email: 5GB hoặc 10GB mỗi người dùng​ 
• Lưu trữ email cho nhiều tên miền
• Giới hạn tệp đính kèm 30MB
• Giới hạn tệp đính kèm lớn 250MB
• Ứng dụng di động cho iOS và Android

Ngoài ra, Zoho cũng cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các công cụ lịch bao gồm:

• Mail Lite 5GB: 360.000 VNĐ/người dùng/năm
• Mail Lite 10GB: 450.000 VNĐ/người dùng/năm

Các gói này rất phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Zoho Mail Premium

Nếu bạn muốn tùy chỉnh các email của mình và gửi các tệp đính kèm lớn, bạn có thể nên xem xét nâng cấp lên Gói Mail Premium.

Zoho Premium bao gồm tất cả các tính năng của Mail Lite và:

• Dung lượng lưu trữ email: 50GB/người dùng
• Giới hạn tệp đính kèm 40MB
• Giới hạn tệp đính kèm lớn 1GB

Chi phí tại Việt Nam của Zoho Mail Premium là: 1.296.000 VND/người dùng/năm

4.4 Zoho Workplace

Zoho Mail Workplace có thể nói là một trong những dịch vụ email doanh nghiệp ấn tượng nhất mà chúng tôi đã gặp, đặc biệt là về giá cả.

Workplace chứa một bộ giao tiếp hoàn chỉnh và các ứng dụng văn phòng trực tuyến với mức độ bảo mật và khả năng tùy chỉnh được chia thành các nhóm sau:

• Email doanh nghiệp an toàn
• Trình quản lý tệp trực tuyến
• Bộ xử lý văn bản trực tuyến
• Bảng tính Trực tuyến
• Phần mềm trình chiếu
• Giao tiếp trò chuyện tức thì
• Phần mềm họp trực tuyến
• Intranet và cộng tác
• Phần mềm đào tạo trực tuyến

Ngoài các tính năng bao gồm của Zoho Mail, Workplace còn tăng cường các tính năng cộng tác nâng cao cho tổ chức, khả năng bảo mật cấp cao.

Chi phí tại Việt Nam của Zoho Mail Workplace:

• Zoho Workplace Standard: 960.000 VND/người dùng/năm
• Zoho Workplace Professional: 1.800.000 VND/người dùng/năm

Một số dịch vụ email cho doanh nghiệp từ nhà cung cấp

Hiện có khá nhiều nhà cung cấp dịch vụ email được cấu hình theo tên miền riêng, theo tên miền công ty, nhưng chất lượng dịch vụ là vấn đề lớn nhất. Hệ thống email chạy tốt hay lỗi phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp đó. Về dung lượng hạn chế, và giá thành cũng không hề dễ chịu. Cấu hình server mail cũng gây khá nhiều phiền toái. Để ngăn chặn nạn SPAM cho hệ thống email của khách hàng khi yêu cầu hỗ trợ thì các nhân viên kỹ thuật mail server thường không có cơ chế xác nhận đâu là email thật đâu là email spam. Khi thấy lượng email gửi quá nhiều thường chặn đứng toàn bộ email từ tên miền lạ. Đối tác khách hàng đôi khi nhận thấy hiện tượng email bị phản hồi ngược lại thì rất là khó chịu và cực ghét điều này đây là những yếu tố ảnh hưởng đến công việc, hiệu quả kinh doanh của đơn vị.

Dưới đây là một số nhà cung cấp dịch vụ email đã có thâm niên cũng như  uy tín nhất định trên thị trường.

Dịch vụ email FPT

Dịch vụ email Nhân Hòa

Dịch vụ email Viettel IDC

Dịch vụ email Mắt bão

Tóm lại, với sự thay đổi về chính sách giá email miễn phí đặc biệt sự thay đổi lớn nhất từ ông lớn Google thì bài viết này cũng chỉ hy vọng phần nào đó gỡ rối cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp những khó khăn trong việc sử dụng email giao dịch.

Theo Tạp chí Điện tử