Làm sao để kiểm soát chi phí mua sắm trong đại dịch Covid-19?

Giãn cách xã hội làm thay đổi môi trường làm việc, khiến mọi người phải làm quen với các trang thiết bị bảo vệ cá nhân như cồn sát khuẩn khẩu trang, kính chắn giọt bắn và găng tay….

Thậm chí trong làn sóng covid-19 lần thứ 4, chúng ta đã chứng kiến các khu lều trại được dựng lên bên trong các nhà máy thiết yếu, công nhân không về nhà để giảm nguy cơ tiếp xúc với nguồn lây nhiễm cho người lao động.

Khi các chuỗi cung ứng đang phải chịu áp lực chưa từng có từ việc đóng cửa biên giới, gián đoạn ngành hàng không và tình trạng khó khăn của nhà cung cấp. Thì việc các tỉnh thiết lập các trạm kiểm soát trong thời gian gần đây cũng làm gián đoạn giao thông giữa các cảng và nhà máy.

Những thách thức này đã tạo động lực mới và thúc đẩy việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số và cùng với việc giải quyết các vấn đề trước mắt, sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho hoạt động mua sắm Bảo trì, Sửa chữa và Vận hành trong tương lai.

Để giúp đội ngũ chuyên viên thu mua có thể tạo dựng mối quan hệ bền chặt hơn với các nhà cung cấp, hợp tác và khai thác kiến thức của họ để mang lại giá trị cho tất cả các bên.

Công cụ mua sắm kỹ thuật số cũng giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc. Ngoài ra, trong hoàn cảnh giãn cách xã hội và làm việc từ xa như hiện nay, các công cụ này cũng cho phép người mua tìm kiếm và truy cập một cách thuận tiện vào nhiều loại sản phẩm và hệ thống đặt hàng hợp lý.

Làm thế nào để các tổ chức ở Việt Nam đã và đang phải chuyển sang các mô hình kinh doanh mới có thể giải quyết nhu cầu tăng đột biến, hay suy giảm đơn đặt hàng... Và giải pháp tự động hóa quy trình có thể giúp giảm chi phí mua sắm cho hoạt động Bảo trì, Sửa chữa và Vận hành.

Báo cáo Mua sắm gián tiếp năm 2020, do RS Components và Viện Chartered về Mua sắm & Cung ứng (CIPS) soạn thảo đã cho thấy, một trong những thách thức lớn nhất trong việc kiểm soát hoạt động mua sắm là thiếu tính minh bạch trong chi tiêu (42%).

Chi phí gián tiếp là một phần tất yếu của hoạt động mua sắm. Thế nhưng chúng ta cũng cần xem xét đến cả khía cạnh thời gian phải bỏ ra để nghiên cứu sản phẩm, tìm kiếm nguồn cung sản phẩm, thương lượng giá cả và sắp xếp giao hàng. Tiếp đó là thời gian để xin phê duyệt nội bộ, gửi đơn đặt hàng và xử lý hóa đơn.

 “Các công ty có những thông lệ mua sắm đột xuất rất khác nhau. Có những doanh nghiệp đưa ra hàng trăm hoặc hàng nghìn đơn đặt hàng mỗi năm cho các sản phẩm giá trị thấp mà không thực sự hiểu hay thấy rõ rằng cách thức mua hàng này làm phát sinh khá nhiều chi phí ẩn.” Eileen Yap, Giám đốc Quốc gia của RS Components phụ trách mảng Xuất khẩu khu vực Singapore và Đông Nam Á, cho biết.

Dựa trên cái nhìn tổng thể về quy trình mua sắm gián tiếp, RS có thể đưa ra các giải pháp giúp tiết kiệm thời gian có thể định lượng được - và do đó, tiết kiệm tiền bạc. Bằng cách đề xuất các công cụ kỹ thuật số từ Hệ thống mua sắm điện tử eProcurement để giảm các chi phí này.

Đơn cử, một nhà sản xuất bánh kẹo nổi tiếng đã tiết kiệm được hơn 40.000 đô la mỗi năm cho chi phí mua sắm gián tiếp (tương đương với 3,7 tuần làm việc) khi áp dụng một trong các giải pháp mua sắm kỹ thuật số của RS.

Bà Yap tin rằng đại dịch COVID-19 đã có tác động đáng kể đến số lượng doanh nghiệp đang tìm kiếm các giải pháp mua sắm điện tử: “Chúng tôi đã chứng kiến sự gia tăng lớn về nhu cầu số hóa - các doanh nghiệp đến với chúng tôi vì chuỗi cung ứng hiện tại của họ không thể đáp ứng yêu cầu của chính họ do không có dịch vụ kỹ thuật số.”

Một trong những giải pháp mua sắm của RS là công cụ quản lý đơn hàng miễn phí dựa trên web có thể hợp lý hóa quy trình mua hàng mà không cần phải đầu tư nâng cấp hệ thống hoặc phần mềm CNTT. Đây là một hệ thống tự quản lý có thể được thiết lập nhanh chóng và không yêu cầu nhiều nỗ lực để đào tạo nhân viên.

Để phục hồi sau đại dịch COVID-19, Việt Nam sẽ cần đẩy mạnh áp dụng các phương pháp và công nghệ 5G và 4.0, và sự tiện lợi của các công cụ trực tuyến và dựa trên web sẽ ngày càng trở thành trọng tâm trong các quy trình mua sắm.

Ngoài ra, giống như việc tự động hóa các khâu chính của quy trình mua hàng, các giải pháp Mua sắm điện tử cho phép nhân viên ra đơn hàng, dưới sự kiểm soát đặc biệt, với một bộ công cụ báo cáo quản lý trực tuyến đầy đủ. Đây là một công cụ linh hoạt đáp ứng nhu cầu của nhiều loại hình kinh doanh khác nhau.

Các giải pháp đa năng này có thể được thiết lập trong hệ thống của một doanh nghiệp nhỏ và có thể cung cấp những chức năng tương đương với việc doanh nghiệp đầu tư đáng kể vào một hệ thống mua hàng tốn kém.

Đồng thời giải pháp này cũng có thể được sử dụng trong hệ thống của một doanh nghiệp lớn trên nhiều địa điểm cho người dùng cuối ở khắp mọi nơi, cung cấp khả năng truy cập nhanh tới hơn 500.000 hạng mục tại RS theo cách thân thiện với người dùng và cho phép loại bỏ nhiều lớp quy trình.

“Họ nhận ra rằng giờ là lúc để xem xét các giải pháp có thể giúp nhân viên tập trung vào việc duy trì hoạt động kinh doanh, thay vì lo lắng về việc sẽ mua mấy con ốc vít từ đâu”. Yap cho biết nhiều công ty đang tìm cách số hóa các hoạt động mua sắm như thế này.

Theo Tạp chí Điện tử